Laserfiche WebLink
  <br /> DRAFT City of San Leandro FY 2013‐2014 CAPER 18 <br />OMB Control No: 2506‐0117 (exp. 07/31/2015)  <br />CR‐40 ‐ Monitoring 91.220 and 91.230  <br />Description of the standards and procedures used to monitor activities carried out in furtherance of  <br />the plan and used to ensure long‐term compliance with requirements of the programs involved,  <br />including minority business outreach and the comprehensive planning requirements  <br />  <br />City staff monitor CDBG‐ and HOME‐funded projects regularly.  The Deputy Community Development Director  <br />oversees the CDBG and HOME Programs, while the Housing Specialist administers them to ensure program  <br />compliance with HUD rules and regulations.  To ensure eligible CDBG activities, the Housing Specialist  <br />discusses proposed activities with CDBG‐funded agencies about their scope of services and requests proposed  <br />scopes of work and budgets prior to a services agreement being approved.  Staff monitors and reconciles with  <br />the City’s Finance Department and IDIS data monthly for accurate CDBG/HOME funding revenue/expenditures,  <br />timely expenditures of CDBG funds, and inputs data into IDIS.  Desk monitoring includes reviews of quarterly  <br />progress reports, invoice reimbursements, back‐up documentation of expenses, and regular communications  <br />with subrecipients, including the provision of technical assistance about pertinent queries.  Staff also conduct  <br />on‐site monitoring visits of the City’s subrecipients to assess the subrecipients’ compliance with the CDBG  <br />program.  Staff conducted CDBG‐monitoring onsite visits to all 5 CDBG‐funded public services providers:  Child  <br />Abuse Listening, Interviewing, & Coordination Center (CALICO), Davis Street Family Resource Center (DSFRC)  <br />for its Basic Needs Program, Family Emergency Shelter Coalition (FESCO), SOS/Meals on Wheels, and Spectrum  <br />Community Services.  City staff also monitored Eden Council for Hope and Opportunity (ECHO Housing) for its  <br />Fair Housing Counseling program, which was funded under the City's 20% CDBG administration allocation.  <br />  <br />The Housing Division staff assisted the Recreation and Human Services Department in issuing the two‐year (FY  <br />2013‐2015) Request for Proposal (RFP) for the City’s Community Assistance Grant Program (CAP) that provides  <br />financial support to community‐based non‐profit organizations whose services and programs meet the City’s  <br />social service needs.  Prior to allocating the CDBG funds and selecting the agencies to received CAP funding,  <br />Housing staff educate agency applicants and the Human Services Commission (HSC) about the CDBG program  <br />requirements.  The CDBG requirements guide the HSC as they allocate the CDBG funds among the agencies  <br />selected to receive CAP funding.   <br />  <br />Furthermore, staff monitor CDBG capital improvement projects for the City through review and approval of  <br />ongoing reimbursement requests and invoices and constant communications with relevant staff.  Staff  <br />coordinate with pertinent agency staff to ensure that the projects adhered to the regulations and  <br />requirements of the CDBG program.    <br />  <br />Staff also make presentations to the City Council for approval of the annual Action Plan and CAPER.  These City  <br />meetings are public, and RFP applicants and the general public are welcome to attend to ask questions about  <br />the CDBG Program and RFP process.   <br />