Laserfiche WebLink
DR <br />A <br />F <br />T <br />City of San Leandro FY 2014‐2015 CAPER 20 <br />OMB Control No: 2506‐0117 (exp. 07/31/2015)  <br />CR‐40 ‐ Monitoring 91.220 and 91.230  <br />Description of the standards and procedures used to monitor activities carried out in furtherance of  <br />the plan and used to ensure long‐term compliance with requirements of the programs involved,  <br />including minority business outreach and the comprehensive planning requirements  <br />City staff monitor CDBG‐ and HOME‐funded projects regularly.  The Deputy Community Development Director  <br />oversees the CDBG and HOME Programs, while the Housing Specialist administers them to ensure program  <br />compliance with HUD rules and regulations.  To ensure eligible CDBG activities, the Housing Specialist discusses  <br />proposed activities with CDBG‐funded agencies about their scope of services and requests proposed scopes of  <br />work and budgets prior to a services agreement being approved.  Staff monitors and reconciles with the City’s  <br />Finance Department and IDIS data monthly for accurate CDBG/HOME funding revenue/expenditures, timely  <br />expenditures of CDBG funds, and inputs data into IDIS.  Desk monitoring includes reviews of quarterly progress  <br />reports, invoice reimbursements, back‐up documentation of expenses, and regular communications with  <br />subrecipients, including the provision of technical assistance about pertinent queries.  Staff also conduct on‐site  <br />monitoring visits of the City’s subrecipients to assess the subrecipients’ compliance with the CDBG  <br />program. Staff conducted CDBG‐monitoring onsite visits to all five (5) CDBG‐funded public services  <br />providers: Child Abuse Listening, Interviewing, & Coordination Center (CALICO), Davis Street Family Resource  <br />Center (DSFRC) for its Basic Needs Program, Family Emergency Shelter Coalition (FESCO), SOS/Meals on Wheels,  <br />and Spectrum Community Services.  City staff also monitored Eden Council for Hope and Opportunity (ECHO  <br />Housing) for its Fair Housing Counseling program, which was funded under the City's 20% CDBG administration  <br />allocation.  <br />The Housing Division staff assisted the Recreation and Human Services Department in issuing the two‐year (FY  <br />2015‐2017) Request for Proposal (RFP) for the City’s Community Assistance Grant Program (CAP) that provides  <br />financial support to community‐based non‐profit organizations whose services and programs meet the City’s  <br />social service needs.  Prior to allocating the CDBG funds and selecting the agencies to received CAP funding,  <br />Housing staff educate agency applicants and the Human Services Commission (HSC) about the CDBG program  <br />requirements.  The CDBG requirements guide the HSC as they allocate the CDBG funds among the agencies  <br />selected to receive CAP funding.   <br />Furthermore, staff monitor CDBG capital improvement projects for the City through review and approval of  <br />ongoing reimbursement requests and invoices and constant communications with relevant staff.  Staff  <br />coordinate with pertinent agency staff to ensure that the projects adhered to the regulations and requirements  <br />of the CDBG program.    <br />Citizen Participation Plan 91.105(d); 91.115(d)  <br />Description of the efforts to provide citizens with reasonable notice and an opportunity to comment  <br />on performance reports.  <br />The draft CAPER is available for public comment at the Community Development Department, the City Clerk’s  <br />Office, the main library, and on the City's website (http://www.sanleandro.org/depts/cd/housing/plans.asp).  <br />The comment period is from September 1st through September 15th, 2016.  The Notice of a Public Hearing was  <br />published in the Daily Review on August 26, 2016.